Saiba como ser mais produtivo e otimizar o seu tempo no dia a dia

Estar sempre atarefado nem sempre é sinônimo de ter uma alta produtividade. Se as suas tarefas são feitas de forma aleatória e sem planejamento algum, provavelmente muitas coisas precisarão ser refeitas e até mesmo não servirão para nada. A falta de organização é uma das principais causas da baixa produtividade do brasileiro, por isso, para se destacar no mercado e na vida é necessário entender como ser mais produtivo no dia a dia.

Engana-se quem acredita que é possível conquistar uma alta produtividade fazendo muitas coisas em um curto intervalo de tempo. Isso se chama sobrecarga e só é capaz de levar você ao estresse e à exaustão. E diante desse quadro, a tendência é obter menos resultados dos seus esforços.

Existem meios de evitar tudo isso, mesmo fazendo menos, porém, com mais qualidade. A partir do momento que você perceber que o seu trabalho está rendendo mais frutos, se sentirá até mais motivado e, consequentemente, aumentará a sua produtividade. Quer saber como? Continue a leitura e descubra!

Como ser mais produtivo no dia a dia?

Uma alta produtividade não é medida somente pelo que se faz no âmbito profissional, ela também é necessária na vida pessoal, já que uma interfere diretamente na outra. Você jamais terá como ser mais produtivo no trabalho se estiver sobrecarregado em casa.

Em algum momento, acabará falhando, podendo, até mesmo, prejudicar a sua saúde física e mental. Para evitar isso, coloque em prática as dicas que você lerá nos tópicos a seguir.

Planeje-se antecipadamente

O primeiro passo para aumentar a produtividade é saber o que é preciso fazer com antecedência e planejar como e em quanto tempo será realizado, inclusive, deixando um espaço na sua agenda para possíveis imprevistos.

O ideal é que o seu planejamento seja feito para a semana e vá se ajustando diariamente, à medida que sua lista de tarefas for diminuindo. Ser realista com os prazos e quantidade de afazeres e não programar mais do que será possível realizar é o grande segredo.

Categorize suas responsabilidades

Na sua organização financeira, você define o que será pago primeiro pelo seu grau de importância e data de vencimento, correto? Na sua produção diária, também deve haver prioridades, porém, nesse caso, de acordo com os prazos e grau de dificuldade.

Por exemplo, uma tarefa mais complexa, que para ser feita de uma só vez comprometerá o andamento de outras, poderá ser quebrada em várias etapas a serem realizadas, intercalando com as demais demandas do seu dia.

Mas tenha atenção a um detalhe importante: se tudo é prioridade, nada é priorizado de fato. Por isso, programe no máximo uma ou duas tarefas mais importantes no dia. Lembre-se de que programar mais do que é possível ser feito só levará você à frustração, o que terá como consequência baixa motivação e redução da produtividade.

Trabalhe em intervalos de tempo

Não respeitar os seus limites também é bastante prejudicial à sua produtividade, por isso, estabelecer curtos períodos contínuos, intercalados com pequenos intervalos, ajudarão a manter o seu foco.

A técnica Pomodoro é uma das mais utilizadas para padronizar essas pausas. Ela consiste em intercalar ciclos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. Embora esses sejam os tempos recomendados, é possível personalizá-los de acordo com as suas necessidades.

Uma dica: existem diversos aplicativos que ajudam no controle dos períodos de intervalo e descanso.

Crie listas de tarefas eficientes

Muitas vezes, na ânsia de buscar uma renda extra, acabamos assumindo mais tarefas do que podemos realizar. Para evitar que isso ocorra, organize a sua lista de tarefas planejando as mais complexas para os seus horários de maior produtividade e foque em uma delas de cada vez.

Outro ponto interessante sobre as listas de tarefas é que elas evitam que você esqueça de fazer alguma coisa, por isso, é importante registrar tudo o que você precisa fazer.

O método Get Things Done, de David Allan, recomenda que, se é algo que você pode fazer em até 2 minutos, faça na hora. Se for alguma coisa que levará mais tempo que isso, coloque na sua lista de tarefas imediatamente e, somente depois, organize em sublistas de projetos de longo, médio e curto prazos.

Saiba delegar o que pode ser feito por outras pessoas

Não gostar ou não saber muito bem como fazer algo pode se tornar um motivo para que você procrastine. Além disso, provavelmente, existirão pessoas à sua volta que são capazes de realizar essas tarefas com mais facilidade que você, não porque são mais ou menos qualificadas, mas por gostarem mais do que você de fazê-las.

Várias crenças – como “se quer algo bem feito, faça você mesmo” – são equivocadas e acabam causando algumas dificuldades para “desapegar” de certas obrigações que nos estressam, desmotivam e que poderiam, perfeitamente, ser realizadas por outras pessoas.

Reconheça o que já foi feito

Nada é mais eficiente para dar um impulso na sua motivação do reconhecer o quanto você já realizou. Cada item realizado da sua lista tratá mais ânimo para o próximo. Por isso, um segredo para aqueles momentos em que se sente improdutivo é reconhecer o quanto você já foi capaz de fazer. Parece um detalhe irrelevante, mas é muito eficiente para se manter motivado.

Invista em práticas para reduzir o estresse

Para que você seja mais produtivo, é preciso se manter saudável e equilibrado. Ninguém com alto nível de estresse ou doente consegue realizar suas tarefas perfeitamente. O seu estado físico e mental reflete diretamente na qualidade do trabalho e na forma como se utiliza o tempo.

Por isso, ter uma boa alimentação, fazer exercícios físicos e mentais, como a meditação, e separar um tempo para o lazer são essenciais para se manter saudável e livre do estresse. Algumas pessoas, acreditando que o tempo dedicado a isso é perdido, acabam seriamente doentes, com problemas como a depressão ou a síndrome de burnout.

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